Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

A. Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

1. Tugas Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

Melaksanakan pengelolaan pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.

2. Fungsi Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

1. Penyusunan rencana, program, dan anggaran.
2. Pelaksanaan pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan, pelatihan manajemen, dan pelatihan unggulan tertentu.
3. Pelaksanaan pengembangan metode dan teknologi pelatihan sumber daya manusia kesehatan.
4. Pelaksanaan penjaminan mutu penyelenggaraan pengembangan kompetensi kesehatan.
5. Pelaksanaan kerja sama di bidang pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.
6. Pengelolaan sistem informasi pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.
7. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.
8. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pengembangan kompetensi sumber daya manusia kesehatan.
9. Pelaksanaan urusan ketatausahaan.

3. Tata Kerja Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

1. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi, Lembaga Pengembangan Kompetensi harus menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan tata hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi baik dalam lingkungan Lembaga Pengembangan Kompetensi maupun dengan instansi lain di luar Lembaga Pengembangan Kompetensi.
2. Dalam melaksanakan tugas, ketua, koordinator bidang, dan anggota harus menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun dengan instansi lain di luar Lembaga Pengembangan Kompetensi sesuai dengan tugas masing-masing.
3. Setiap pimpinan unit kerja harus menerapkan sistem pengendalian internal di lingkungan masing-masing untuk mewujudkan terlaksananya mekanisme akuntabilitas publik melalui penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kinerja yang terintegrasi.
4. Setiap pimpinan unit kerja dalam lingkungan Lembaga Pengembangan Kompetensi bertanggung jawab memimpin dan mengoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan pengarahan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.
5. Setiap pimpinan unit kerja harus mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
6. Dalam hal terjadi penyimpangan, pimpinan unit kerja wajib mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.
7. Setiap pimpinan unit kerja harus mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab pada atasan masing-masing dan menyampaikan laporan kinerja secara berkala tepat pada waktunya.
8. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan unit kerja dari bawahan wajib diolah dan digunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.

B. Jabatan Struktural Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

1. Kepala Unit Pengembangan Kompetensi Sumber Daya Manusia Kesehatan Pontianak

a. Tugas Pokok

Merencanakan, mengoordinir, mengendalikan, dan mengevaluasi semua kegiatan pelatihan dengan memperhatikan kaidah pelatihan sehingga menghasilkan pelatihan yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan visi dan misi Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.

b. Uraian Tugas

1. Mengetahui dan memahami semua peraturan perundang-undangan terkait dengan badan penyelenggara pelatihan.
2. Menjamin kepatuhan institusi pelatihan terhadap peraturan perundang-undangan.
3. Menetapkan regulasi.
4. Menjamin kepatuhan staf Lembaga Pengembangan Kompetensi dalam implementasi semua regulasi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
5. Menindaklanjuti terhadap semua laporan hasil pemeriksaan badan audit eksternal.
6. Menetapkan proses untuk mengelola serta mengendalikan sumber daya manusia dan keuangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
7. Menetapkan visi dan misi Lembaga Pengembangan Kompetensi berdasarkan acuan dari visi dan misi Poltekkes Kemenkes Pontianak.
8. Merumuskan perencanaan strategis (Renstra) Lembaga Pengembangan Kompetensi sebagai penjabaran lebih lanjut dan menjadi bagian dari perencanaan strategis (Renstra) Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak agar dapat digunakan sebagai acuan kerja dalam rangka mewujudkan visi dan misi.
9. Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran Lembaga Pengembangan Kompetensi.
10. Mengambil langkah-langkah yang perlu secara manajerial, teknikal, profesional, dan administratif dalam mengatasi, menindaklanjuti, atau menyelesaikan keadaan yang mendesak atau keluhan yang diterima.
11. Menetapkan pejabat struktural dan melakukan evaluasi kinerja para pejabat tersebut paling sedikit setahun sekali.
12. Membuat laporan kepada Direktur Poltekkes Kemenkes Pontianak tentang pelaksanaan program peningkatan mutu: laporan capaian dan analisis indikator mutu setiap 3 (tiga) bulan dengan salah satu instrumen yang digunakan adalah dashboard pelatihan.
13. Menjalin hubungan dengan organisasi atau institusi lain di luar institusi pelatihan Lembaga Pengembangan Kompetensi dengan sepengetahuan Poltekkes Kemenkes Pontianak.

c. Tanggung Jawab

1. Menetapkan visi dan misi Lembaga Pengembangan Kompetensi berdasarkan acuan dari visi dan misi Poltekkes Kemenkes Pontianak.
2. Menetapkan rencana strategis Lembaga Pengembangan Kompetensi.
3. Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran Lembaga Pengembangan Kompetensi.
4. Menetapkan kebijakan umum dalam hal pelayanan, keuangan, maupun administrasi lainnya.
5. Menetapkan Standar Prosedur Operasional (SPO) pelayanan pelatihan.
6. Menetapkan tarif pelayanan Lembaga Pengembangan Kompetensi dengan sepengetahuan Poltekkes Kemenkes Pontianak.
7. Menetapkan laporan pelaksanaan seluruh kegiatan Lembaga Pengembangan Kompetensi secara berkala dan insidentil sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Memastikan terselenggaranya seluruh kegiatan pelayanan pelatihan Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak agar berjalan secara profesional untuk mencapai visi dan misi.
9. Memfasilitasi terciptanya budaya kerja dan semangat inovasi terutama pada jajaran manajerial dan seluruh karyawan pada umumnya.

d. Wewenang

1. Membina dan memastikan agar seluruh kegiatan di tiap bidang mengacu kepada peningkatan mutu berkesinambungan.
2. Mengoordinasikan dan mengendalikan semua kegiatan kerja dengan bidang terkait dalam lingkup Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.
3. Mengevaluasi kerja dan kinerja para Ketua Bidang di lingkup Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak secara berkala dalam hal manajerial, teknikal, profesional, dan administratif.
4. Menerima usulan dari para koordinator bidang dengan koordinasi PJ kepegawaian dalam mengusulkan rencana mutasi, promosi, penambahan/pengurangan, dan pemberian sanksi bagi karyawan.
5. Bertindak selaku perwakilan Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak dalam membina hubungan dengan organisasi luar.
6. Mengangkat dan memberhentikan staf fungsional dengan sepengetahuan Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak, sesuai peraturan perundang-undangan.

e. Kualifikasi Jabatan

1. Pendidikan: latar belakang pendidikan minimal S1 dan pernah menjabat sebagai pimpinan.
2. Memiliki sertifikat pelatihan/workshop kepemimpinan/pengalaman kerja dalam pelatihan bidang kesehatan/Pelatihan Management of Training (MOT)/pelatihan lain yang setara.

f. Tolok Ukur Keberhasilan

1. Terdapatnya rencana kerja tahunan dan laporan tahunan.
2. Terdapatnya rencana strategis.
3. Adanya hasil evaluasi segala rencana kerja/kebijakan dari seluruh kegiatan di lingkungan Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak yang menjadi tanggung jawabnya berdasarkan tata kelola Poltekkes Kemenkes Pontianak.
4. Adanya standar kerja/sistem, sarana, dan SDM dalam penyelenggaraan kegiatan di lingkup Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak yang berfokus pada pelayanan pelatihan sesuai standar dan program peningkatan mutu.

2. PJ Bidang Administrasi dan Manajemen

a. Tugas Pokok

1. Mensosialisasikan kelembagaan kepada masyarakat melalui media sosial.
2. Menyusun program/kegiatan dalam membangun budaya kerja organisasi.
3. Melaksanakan survei kepemimpinan.
4. Menindaklanjuti hasil survei kepemimpinan mulai dari menentukan mekanisme pelaksanaan survei kepemimpinan, menyusun laporan hasil survei kepemimpinan yang terkait dengan pengelolaan pelatihan, menyusun dokumen bukti penyerahan hasil survei kepemimpinan kepada pimpinan yang bersangkutan, serta mendokumentasikan bukti tindak lanjut hasil survei.
5. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Pelayanan Pelatihan, dan Koordinator Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan menyusun Renstra/Rencana kegiatan institusi penyelenggara pelatihan minimal 3 tahunan yang mengacu pada visi dan misi dan mendukung pencapaian tugas dan fungsi sebagai pengelola pelatihan.
6. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Pelayanan Pelatihan, dan Koordinator Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) yang merupakan implementasi dari renstra/rencana kegiatan institusi pelatihan minimal 3 tahunan.
7. Mensosialisasikan renstra/rencana kegiatan institusi pelatihan minimal 3 tahunan dan rencana kegiatan tahunan.
8. Mengembangkan dan melaksanakan kemitraan (kerja sama) dengan pemangku kepentingan terkait penyelenggaraan pelatihan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP).
9. Menyusun SOP kemitraan/kerja sama dilengkapi dengan MoU/dokumen kemitraan/surat kemitraan.
10. Menerapkan SOP kemitraan/kerja sama dilengkapi dengan MoU/dokumen kemitraan/surat kemitraan.
11. Mengoordinir penyusunan laporan kegiatan kemitraan (kerja sama).
12. Mengoordinir pelaksanaan evaluasi kegiatan MoU/dokumen kemitraan (kerja sama).
13. Mengoordinir pengembangan media komunikasi dengan pemangku kepentingan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelatihan.
14. Memanfaatkan media komunikasi untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelatihan.
15. Mengevaluasi pemanfaatan media komunikasi untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelatihan.
16. Mengoordinir penyusunan Panduan Mutu (Quality Assurance Manual).
17. Mengoordinir penyusunan perencanaan kegiatan penjaminan mutu.
18. Mengoordinir pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu.
19. Mengoordinir penyusunan rencana audit mutu internal.
20. Mengoordinir pelaksanaan audit mutu internal.
21. Mengoordinir penyusunan laporan kegiatan penjaminan mutu.
22. Mengoordinir penyusunan laporan kegiatan audit mutu internal.
23. Melaksanakan self assessment.
24. Mengoordinasi tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.
25. Memonitor pekerjaan koordinator pelatihan dan koordinator penunjang pelatihan.
26. Membuat konsep surat dan/atau mengetik konsep surat dari direktur pelatihan.
27. Mengelola surat-surat yang masuk dan keluar.
28. Menghadiri rapat-rapat khususnya yang berkaitan dengan masalah-masalah administrasi.
29. Menyusun notulensi rapat kepala lembaga pelatihan dan menyebarluaskan.
30. Membuat laporan pertanggungjawaban hasil kerja bagiannya kepada Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.

b. Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-tugas administrasi pada Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.
2. Bertanggung jawab atas penggunaan, pemeliharaan, sarana dan prasarana kerja yang ada di Lembaga Pengembangan Kompetensi Poltekkes Kemenkes Pontianak.

c. Fungsi

1. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana, program, dan anggaran.
2. Pengelolaan sistem informasi.
3. Pelaksanaan administrasi kerja sama di bidang pelatihan.
4. Penataan organisasi dan tatalaksana.
5. Pengelolaan urusan tata persuratan dan kearsipan.

d. Wewenang

1. Mengoordinir administrasi dan manajemen organisasi dan kepemimpinan.
2. Mengoordinir administrasi dan manajemen kemitraan dan hubungan pemangku kepentingan.
3. Mengoordinir administrasi dan manajemen mutu.
4. Meminta bahan laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan program kerja di lingkungan Koordinasi Administrasi dan Manajemen.

3. PJ Bidang Pelayanan Pelatihan

a. Tugas Pokok

1. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Administrasi dan Manajemen, serta Koordinator Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan menyusun Renstra/Rencana kegiatan institusi penyelenggara pelatihan minimal 3 tahunan yang mengacu pada visi dan misi dan mendukung pencapaian tugas dan fungsi sebagai pengelola pelatihan.
2. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Administrasi dan Manajemen, serta Koordinator Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) yang merupakan implementasi dari renstra/rencana kegiatan institusi pelatihan minimal 3 tahunan.
3. Menyusun rekapitulasi persyaratan pimpinan dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi pimpinan.
4. Menyusun rekapitulasi persyaratan penyelenggara pelatihan dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi penyelenggara pelatihan.
5. Menyusun rekapitulasi persyaratan tenaga pelatih dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi tenaga pelatih.
6. Menyusun rekapitulasi persyaratan pengendali pelatihan dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi pengendali pelatihan.
7. Menyusun rekapitulasi persyaratan petugas Quality Control dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi Quality Control.
8. Menyusun rekapitulasi persyaratan Pengelola Sistem Informasi dan dokumen bukti evaluasi kesesuaian kriteria/kualifikasi dengan kondisi Pengelola Sistem Informasi.
9. Menyusun SOP penyelenggaraan pelatihan yang diawali dengan kegiatan akreditasi pelatihan, registrasi pelatihan, persiapan, proses pelatihan sampai dengan penutupan.
10. Menyusun SOP monitoring/quality control penyelenggaraan pelatihan.
11. Menyusun rencana/kalender pelatihan yang akan diakreditasi.
12. Menyusun rekapitulasi pelatihan yang diselenggarakan dan dilengkapi dengan status akreditasi pelatihan.
13. Mengoordinir penyusunan laporan pelatihan bidang kesehatan.
14. Mengoordinir rekapitulasi data peserta pelatihan bidang kesehatan yang terakreditasi.
15. Melaksanakan/menerapkan SOP penyelenggaraan pelatihan.
16. Melaksanakan/menerapkan SOP monitoring/quality control penyelenggaraan pelatihan.
17. Mengoordinir rekapitulasi pelatihan yang di-quality control.
18. Mengoordinir laporan Quality Control pelatihan.
19. Mengoordinir rekapitulasi pelatihan yang dilakukan pengendalian pelatihan.
20. Mengoordinir laporan pengendalian pelatihan.
21. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penerapan SOP penyelenggaraan pelatihan, SOP monitoring/quality control penyelenggaraan pelatihan.
22. Mengembangkan sarana/fasilitas dan mekanisme pengaduan peserta yang dilengkapi dengan nama layanan.
23. Menindaklanjuti pengaduan peserta.
24. Melakukan evaluasi pengaduan peserta terhadap pelayanan pelatihan dan menindaklanjuti hasil evaluasi pengaduan peserta.
25. Menetapkan target setiap tahun yang menjadi indikator kinerja.
26. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Administrasi dan Manajemen, serta Koordinator Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan menetapkan target indikator kinerja.
27. Menyusun laporan pencapaian kinerja.
28. Melaksanakan upaya pencapaian target indikator kinerja.
29. Melaksanakan penilaian dan analisa pencapaian target indikator kinerja.
30. Melaksanakan survei kepuasan pelanggan atau mendapatkan penghargaan minimal 3 tahun terakhir.
31. Mensosialisasikan hasil survei kepuasan pelanggan dan/atau penghargaan minimal 3 tahun terakhir.
32. Menindaklanjuti hasil survei kepuasan pelanggan.
33. Menyusun kebijakan pembangunan Zona Integritas (ZI) untuk menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) atau sejenisnya.
34. Melakukan sosialisasi kebijakan pembangunan Zona Integritas (ZI) untuk menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) atau sejenisnya.
35. Mengoordinir penyusunan dokumentasi proses pembangunan Zona Integritas (ZI) untuk menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) atau sejenisnya.

b. Tanggung Jawab

1. Penyiapan pelatihan kompetensi teknis medis dan manajemen.
2. Penyiapan pelatihan unggulan tertentu.
3. Penyiapan pengembangan metode dan teknologi pengembangan kompetensi.
4. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

c. Wewenang

1. Mengoordinasi dan mengendalikan manajemen sumber daya manusia.
2. Mengoordinir dan mengendalikan manajemen pelayanan pelatihan.
3. Mengoordinir penyusunan, pelaksanaan, dan evaluasi hasil kinerja utama.
4. Meminta bahan laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan program kerja di lingkungan Koordinasi Pelayanan Pelatihan.

4. PJ Bidang Pelayanan Penunjang Pelatihan

a. Tugas Pokok

1. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Administrasi dan Manajemen, serta Koordinator Bidang Pelayanan Pelatihan menyusun Renstra/Rencana kegiatan institusi penyelenggara pelatihan minimal 3 tahunan yang mengacu pada visi dan misi dan mendukung pencapaian tugas dan fungsi sebagai pengelola pelatihan.
2. Bersama Kepala Lembaga Pengembangan Kompetensi, Koordinator Bidang Administrasi dan Manajemen, serta Koordinator Bidang Pelayanan Pelatihan menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT) yang merupakan implementasi dari renstra/rencana kegiatan institusi pelatihan minimal 3 tahunan.
3. Menetapkan standar sarana prasarana pendukung pelatihan minimal ruang pimpinan, ruang staf dan/atau sekretariat, ruang kelas, teknologi informasi yang mendukung pembelajaran, ruang penerima tamu, toilet, dan tempat ibadah.
4. Menyusun daftar kuantitas dan kualitas sarana prasarana pendukung pelatihan.
5. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan sarana prasarana pelatihan dan menyusun laporan pemeliharaan sarana prasarana pendukung pelatihan.
6. Menyusun daftar kuantitas dan kualitas sarana prasarana laboratorium kelas dan ruang diskusi yang mendukung pelatihan.
7. Menyusun daftar kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang responsif gender.
8. Menyusun daftar kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang ramah lingkungan seperti ventilasi dan pencahayaan, pengelolaan sampah seperti pemisahan sampah organik dan nonorganik.
9. Menyusun dokumen pembiayaan/anggaran tahunan dalam penyelenggaraan pelatihan baik bersumber APBN/APBD/instansi/PNBP/swadana/dan lainnya.
10. Melakukan penilaian dan analisa anggaran tahunan dalam penyelenggaraan pelatihan.
11. Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran tahunan dalam penyelenggaraan pelatihan.
12. Menyusun perencanaan pengembangan kompetensi minimal 20 JP dalam 1 (satu) tahun terakhir berdasarkan hasil analisis.
13. Menyusun kebijakan dalam proses menciptakan, membagikan, menggunakan pengetahuan dan informasi di institusi penyelenggara pelatihan.
14. Menyusun rekapitulasi peningkatan kompetensi SDM dan mendokumentasikan bukti sertifikat/surat tugas pengembangan kompetensi SDM.
15. Menerapkan kebijakan dalam proses menciptakan, membagikan, menggunakan informasi pengetahuan di institusi penyelenggara pelatihan.
16. Mengevaluasi kegiatan pengembangan kompetensi minimal 20 JP dalam 1 (satu) tahun dan evaluasi kebijakan terkait peningkatan pengetahuan, untuk perencanaan yang akan datang.
17. Menyusun perencanaan inovasi (inovasi proses/tata kelola/output) untuk mendukung pelaksanaan pelatihan.
18. Mengembangkan inovasi (inovasi proses/tata kelola/output) untuk mendukung pelaksanaan pelatihan.
19. Melaksanakan evaluasi pemanfaatan inovasi yang telah dilakukan (inovasi proses/inovasi tata kelola/inovasi output) untuk mendukung pelaksanaan pelatihan.